在家办公20天了,很多人都由最初的期待,转变为后面的各种吐槽:干扰太多,难以专注,效率低下。最近一段时间以来,在各种社交平台上,除了吐槽之外,关于这方面内容分析和对策的文章也非常多。本文尝试从另外的视角来看待这个问题,并由此引发对办公区域布局的讨论。
在单位上班时,一方面由于有领导和同事的氛围影响,另一方面也在他们的视线监督之下,使得工作较为有效率。而在家办公,领导在网络的那一端,无法真正监控到网络这端的我们,于是我们便自由了,也松懈了,注意力很容易就被其他的事物吸引过去了,工作效率自然是难以提高。由此不禁联想到,在办公区域布局中,领导的办公区域是否独立,对团队办公效率是否也存在同样的影响?如果答案是肯定的,那又是怎样的影响呢?下面我们来进行分析和探讨。
01办公区域布局的类型
不同的单位,在办公区域的布局上呈现出不同的特点,这些特点实质上反映了单位的管理文化。总体而言,单位的办公区域布局可以分为三种类型:领导独立办公室、大办公室中领导独立办公区、领导员工无差别共用办公室。
一、领导独立办公室
这种情形在很多单位尤其是体制内的单位非常常见。领导独立一个办公室,员工在另外一个大办公室。员工需要给领导汇报工作时,会走到领导办公室门口,轻轻敲门示意;领导需要与员工沟通工作或下派任务时,会给员工打电话让他到自己办公室来一趟。这样的布局充分体现了领导的权威性。
二、大办公室中领导独立办公区
领导和员工在同一个大办公室,但领导的办公区域保持相对独立,用屏风等简易分隔。领导和员工之间,正常情况下,不用出门便可以很方便地沟通交流。如有重要来访需要单独会谈的时候,又可以拉上屏风形成独立空间。显然,这种布局下,领导既可以与员工打成一片,也拥有独立的空间,可以用于工作会谈。
三、领导和员工无差别共用办公室
领导与员工完全没有区分,大家共用一个大办公室。这种布局在一些小型企业或者年轻人较多的互联网等新兴行业的公司较为常见。在这种办公区域布局下,领导和员工之间,不管是一对一的沟通,还是团队讨论都非常方便。但领导没有相对独立的空间,有外部来访时只能到专门的接待区进行。
02办公区域布局对团队办公效率的影响
这一部分要解决的问题是办公区域布局会对团队办公效率产生哪些方面的影响。在分析之前,我们先引出鲶鱼效应的理论:
沙丁鱼是鲶鱼的主要食物。当把鲶鱼放到沙丁鱼中时,沙丁鱼由于紧张就会四处游动,因此也就能欢蹦乱跳到达渔港。否则长途运输中就会死掉。
鲶鱼效应给我们带来启示,当人们置身于适度紧张的环境中时,反而能激发出更大的活力和潜力。下面我们来看鲶鱼效应在办公区域布局对团队办公效率的影响中怎样发生作用。
一、领导独立办公室对团队办公效率的影响
对领导而言,独立办公室是存在很多显而易见的优势的。比如当有外部来访者时,能够更加方便会谈;一些重要工作资料更利于保密;也能更舒适地享受办公环境,午休时可以得到更好的休息;有利于向外界展示单位的实力等。但从团队办公效率来说,领导独立办公室是否会使团队办公效率最优呢?我们从它的影响因素来进行分析。
1.领导与员工沟通不及时,影响工作效率的提高
一间独立的办公室,就拉开了领导与员工之间的距离。它体现了单位管理中森严的等级制度。在这种办公环境下,领导的权威得到体现。但是从另一个角度来说,员工慑于领导权威和心理距离感,本着无事不登三宝殿的原则,没有重要的工作,就不到领导办公室去敲门汇报。而员工对工作重要性的判断来源于自我的经验和感受,可能与领导的认识之间存在差异。这种差异会导致有些重要工作未能在领导和员工之间及时沟通,影响完成的效率。另一方面,由于领导在另外的办公室,为避免频繁走动的麻烦,员工可能习惯于积累几件事情后,一次性去找领导汇报,这有可能造成一些事情被延误。同时,领导一次性集中沟通处理多件事情,也可能因为疲惫而引起失误。
2.员工缺乏监督,思想松懈影响办公效率
领导独立办公室,员工不在领导的视线范围内。没有了那双鲶鱼的眼睛在背后盯着,员工处于思想松懈状态,容易受到外界和个人惰性思想的干扰。而现在各种社交媒体、电商、游戏的存在,又给职场人开小差提供了更多的便利。员工在这种情况下,难以保持工作的紧迫感和